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Gestión totalGestión tota hace más eficiente el control de gestión de asuntos, ayuda a dar mejores resultados en las dependencias y a disminuir sustancialmente el uso de papel y mensajería. |
Gestión Total es una solución diseñada exclusivamente para dependencias de gobierno que desean aumentar y mejorar su desempeño, ya que mejora la gestión de los asuntos usando medios electrónicos.
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Gestión Total permite atender y dar seguimiento a cualquier asunto, proveniente de otras dependencias o de áreas internas, que implique una gestión administrativa. La solución de Gestión Total incluye:
- Acceso al servicio del sistema de Control de Gestión de Asuntos en la nube.
- Acceso al módulo de administración con capacidad de decidir de entre tres diferentes modelos, el modelo de gestión que seguirá.
- Soporte a la operación.
- Capacitación.
Como trabaja el sistema de Control de Gestión de Asuntos:
- La solución comienza con la atención de los asuntos y documentos que son registrados y turnados por el área asignada. Este proceso facilita establecer un control total.
- Se turna el asunto al área de atención, el responsable del asunto da seguimiento a la atención y envía mensajes a los involucrados, genera re-turnados o nuevos turnos, realiza la respuesta, cancelación o cierre del mismo. Con lo anterior, se garantiza la disminución de los tiempos de atención y la eliminación de copias.
- El personal del área responsable colabora para la resolución de asuntos.
- Al generar la respuesta correspondiente al asunto queda un registro y un expediente electrónico único que facilitará su búsqueda para futuras revisiones.
- La solución genera estadísticas que permiten conocer el desempeño de las áreas de la dependencia.
- En el tablero de control se observa, de manera general ,la atención y se tiene capacidad de dar seguimiento puntual a un asunto específico.
Beneficios inmediatos de Gestión Total:
- Optimización de tiempo y recursos.
- Control total.
- Ahorro de tiempo en la atención.
- Conocimiento real del estado de los asuntos.
- Mejora en el desempeño de la dependencia.
